【BBQイベント】企画・準備に関する５つの注意点

夏～秋の社内イベント、労働組合イベントでBBQを検討されている幹事様も多いかと思います。弊社でもバーベキューイベントの企画・準備・当日の運営を一貫して承ることが多いので、幹事様たちの参考になれば…と思い、BBQイベント企画・手配時の注意点をいくつかご紹介します。

バーベキュー会場の手配に関する注意点

参加人数、ご予算、利便性（集まりやすい場所）などにあわせて会場を選定し予約しますが、コロナ5類移行後バーベキュー場・キャンプ場はご予約が多く人気の施設はなかなか団体予約が取りづらい状況でもあります。開催日程の候補がでたら、まずは会場リサーチを早めに進めましょう！

また、下記も参加者の満足度などにも繋がりますのでチェックしてくださいね♪

▶お化粧室の清潔さや数

とくに女性にとっては重要なポイント。お手洗いの数が少なくて行列ができる・・・ことも避けたいところです

▶雨天時でも実施が可能か

なるべく中止延期は避けたいですよね・・・。雨天時でも開催ができる施設かどうか、また雨天時の場合のキャンセル規定などもしっかり確認しておく必要があります

▶ファミリーイベントの場合、お子様でも安心して楽しめる施設か

キッズスペース、使いやすいお手洗い、お昼寝ができるスペースが確保できる場所がベストですね

▶駐車場の有無

ファミリーイベントで車で来場したいという方も多いと思いますので、近隣または施設内に駐車場があるかの確認も必要です

▶最寄りからのアクセスの良さ

アクセスの良さは参加率UPにもつながります。あまりにも電車のアクセスが悪い・・・ということであれば貸切送迎バスの手配なども必要となります

食材の手配に関する注意点

◆手ぶらBBQ

手ぶらBBQが主流でもある今、食材やBBQ機材をすべて準備してくれるバーベキュー施設、キャンプ場が多いです。人数が多い場合はすべて準備してもらった方が幹事様のご負担が軽減されますね。

◆食材持ち込みBBQ

予算の兼ね合い、食材のこだわりがあるなど、食材を持ち込みを希望されるケ場合は「持ち込み可」の会場を予約し、BBQ食材を配達してくれる業者さんに依頼するのがお薦めです。予算が抑えられることも多いです。　※ただ、配達は20名様分以上～などといった設定も多いため、20名様前後のイベントだとコ〇トコやハ〇マサなどで購入しお持ち込みいただく手段もあります。

◆食材に対する配慮

宗教的なご事情で加工品含む肉類がＮＧの方や甲殻類アレルギーの方などもいらっしゃったりするケースもあると思いますので、食材手配に関しては、そのあたりを配慮したBBQメニューを検討する必要もあります。

◆ファミリーイベント時、お子様に人気のBBQメニュー

先日BBQ食材を配達している方とお話をしていたのですが、お子様に人気のBBQメニュー3選を伺いました。ご参考までに！

1位：ハンバーガー　／2位：フランクフルト　／3位：焼きそば

ドリンクの手配に関する注意点

BBQ施設でBarコーナーなどがあり、フリードリンクプランがあるのが幹事様は一番負担が少ないです。ドリンク持ち込みの場合は、ビール、ハイボール、サワー、ジュース類、お茶類、それぞれどれくらい必要かが悩ましいです。どれくらいお酒を飲む人がいるか、ビール派が多いか、女性が多くカクテルなどが良いかなどをリサーチした上で、たとえば2時間のイベントなら1人4缶あれば大丈夫かな・・・といった目安で準備するのがお薦めです。

ドリンクよりも、ドリンクを冷やすボックスや氷の準備の方がコストがかかるケースが多いのも悩ましいです・・・。お祭り等にある、どぶ漬け樽（150L）はレンタルすると往復配送料込で20,000円程する場合もあります。150Lの樽で350ml缶が240缶ほど冷やせます。

常温から冷やし、イベント中2，3時間保冷しておこうと思うと、気温や環境によりますが氷が40kg～50kg位必要になると思います。コンビニの1kg氷が約280円程。50kg分になると12,500円になります。氷屋さんに頼めば氷代はおさえられますが、配達料が別途であったり、配達は20000円以上～などの制限があるケースが多いですので、会場が決まったらリサーチ必須です！

レクリエーションを検討する

BBQをしながら会話を楽しむだけでももちろん楽しいですが、せっかくの社内行事や労働組合行事であれば、何かレクリエーション（ゲーム）を１つ、２つ取り入れるのも一体感が生まれお薦めです。

・ビンゴ大会や抽選会など、BBQを楽しみながら参加ができるゲーム

・宝探し大会

・高級肉をかけたチーム対抗クイズ大会

・紙飛行機飛ばし対決、輪投げ、ぐるぐるバットなど広々したアウトドア環境ならではのレクリエーション

などなど開催場所の環境などによってレクリエーションの実施を検討してみてください！

万が一のケガ、熱中症などに備える

野外でのイベントの場合は熱中症リスクや転倒によるケガなどの可能性もでてきます。救急セット、AED救命セット、緊急時の対応マニュアル、救護室（救護場所、救護テント）の確保なども事前に幹事様たちで確認、準備しておく必要があります。

また、万が一に備えレクリエーション保険の加入も検討してみてください。

---

弊社では、BBQイベントの企画、会場手配、飲食手配、当日の運営、レクリエーションの企画運営、レクリエーション保険の加入手配など一貫して承っております。お気軽にご相談くださいませ。