クライアントオフィス内でのセミナー開催をトータルサポート

クライアント企業様のオフィス内で開催された社内セミナーにおいて、会場設営、音響・映像機材の設置、スライド操作、進行管理、懇親会スペースへの設営、ケータリング手配等の運営全体を一括してサポートいたしました。

クライアント様より「限られた社内スペースを最大限に活かして、外部会場と同等レベルのセミナー環境を整えたい」とのご要望をいただき、企画段階からご相談を重ねながら準備を進めました。

セミナー開催にあたっては、まず事前に現地調査を実施し、会場の広さ、使用可能な電源、動線、視認性、音の反響などを確認。これらを踏まえ、最適な機材配置プランを提案・設計しました。

当日は、持ち込みのスピーカー、マイク、プロジェクター、スクリーンなどを設営し、クライアント様の通常のオフィス空間を、セミナーに最適な「伝わる場」に変換。配線も美観と安全性を両立する形で仮設対応し、スタッフの移動や来場者様の動線を妨げない設営を行いました。

セミナー本番中は、弊社スタッフがオペレーターとして常駐し、スライドの切替、マイク音量の調整、映像の投影タイミング管理などを担当。登壇者様がプレゼンに集中できるよう、細かな進行補助も行いました。

また、進行表に基づいて、時間配分の調整や、登壇直前のアナウンス補助、会場内の音響トラブル対応など、現場で起こりうる様々な状況にも柔軟に対応。クライアント担当者様からは「安心して本番に臨めた」とのお声をいただきました。

懇親会のサポートも弊社の得意分野です！

セミナー終了後、同会場にて懇親会が行われる予定だったため、会場内の椅子・テーブルの再配置、ケータリングの準備、装飾の設置、BGM設定などのレイアウト変更作業を実施しました。短時間での空間切り替えが求められる中、事前の準備によりスムーズに対応することができました。

本レポートは、弊社の運営対応事例の一部をご紹介するものであり、クライアント様のご要望により、写真・詳細内容の掲載は控えさせていただいております。

大切な一日をお手伝いさせていただき、ありがとうございました。

セミナー会場の設置、セミナー運営はジョイプランニングニお任せください

社内でのセミナーやイベントをスムーズに進めるには、会場づくりや機材準備、当日の進行管理など、思った以上に多くの準備が必要になります。

「どこから手をつけていいかわからない」「社内メンバーだけでやるのは大変そう」――そんなときは、ぜひ私たちにご相談ください。企画段階から、当日の運営、終了後の片づけまで、まるごとサポートいたします。まずはお気軽にご相談ください。